KONTAKTOPLYSNINGER

Virksomhedsoplysninger:
Mail Mail@fbgruppen.dk
Navn Hans-Bo Hyldig
Tlf. 33 86 20 20

GENERELT OM DATABESKYTTELSE

Som led i aktiviteter vedrørende drift af virksomheden, informationer relateret til brug af vores hjemmeside, samt markedsføringstiltag, behandler vi personoplysninger. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine oplysninger.

GENNEMSIGTIGHED I DATABEHANDLINGEN

I denne privatlivspolitik kan du læse, hvordan vi behandler oplysninger om dig, og til hvilke formål, de bliver behandlet. Du har modtaget eller modtager en del af de samme oplysninger, når du registrerer dine oplysninger på vores website.

SAMTYKKE, INDEN VI BEHANDLER DINE PERSONDATA

Inden vi behandler oplysninger om dig, indhenter vi samtykke til de specifikke formål, medmindre disse indhentes og behandles på andet legitimt grundlag.

Vi kan ved anmodning oplyse dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine personoplysninger.

Et samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage.

VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER

Vi videregiver i nogle tilfælde persondata til andre aktører i forbindelse med drift af vores virksomhed, men alene som led i legitime behandlinger. Hvis vi, som led i behandlingen af dine oplysninger, videregiver personoplysninger, oplyses du om dette forud for behandling.

Vi videregiver, i forbindelse med din kontrakt med os, oplysninger til advokater, banker, forsyningsselskaber, udlejningsselskaber, og lignende. Du får i oplyst, hvilke oplysninger vi videregiver og baggrund for videregivelse forud for dette.

REGISTREREDES RETTIGHEDER

Som registreret har du jf. EU Persondataforordning rettigheder, som omhandler vores håndtering af disse rettigheder, samt hvordan du som registreret kan udøve dem.

DINE RETTIGHEDER

Persondataloven sikrer, at du har følgende rettigheder:

  • Retten til at få indsigt i, hvilke af dine personoplysninger, vi behandler
  • Retten til at få rettet forkerte oplysninger
  • Retten til at slettet personoplysninger
  • Retten til at få at vide, når vi behandler dine personoplysninger
  • Retten til at gøre indsigelse ifm. anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser
  • Retten til at flytte dine personoplysninger

SÅDAN UDØVER DU DINE RETTIGHEDER

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, kan du kontakte FB Gruppen A/S på mail@fbgruppen.dk eller telefon 33 86 20 20.

Når du kontakter os vedr. dine rettigheder, har vi interne processer, der sikrer at vi kan imødekomme din anmodning i henhold til reglerne i Persondataloven.

RET TIL INDGIVELSE AT KLAGE TIL TILSYNSMYNDIGHED

Såfremt du som registreret ønsker at udøve din ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden, kan dette gøres ved at kontakte Datatilsynet. På Datatilsynets hjemmeside er det muligt at indgive en klage.

DATAANSVARLIGES OPLYSNINGSPLIGT

Hvis du som registreret har benyttet dine rettigheder til enhver berigtigelse eller sletning af personoplysningerne eller begrænsning af behandling – der er udført i henhold til persondataforordningens artikel 16, artikel 17, stk. 1 og artikel 18 – underretter den dataansvarlige alle modtagere, som personoplysningerne er videregivet til. De nødvendige handlinger vil herefter blive foretaget af parterne for at sikre den registreredes rettigheder.

HVAD BRUGER VI DINE DATA TIL? (BEHANDLING AF PERSONDATA)

Vi anvender data om dig for at overholde pligter, der påhviler os som dataansvarlige, samt til opfyldelse af kontrakt eller forberedelse af denne, og i forbindelse med behandling, hvortil der er givet samtykke.

Vi indsamler og opbevarer kun dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre legitime interesser.

DETTE SKER I FORBINDELSE MED:

NYHEDSBREVE

Vi anvender MailChimp til at sende nyhedsbreve ud. Vi har indgået databehandleraftale med MailChimp, der sikrer, at personlige oplysninger behandles jf. persondatalovens bestemmelser. Dine personlige oplysninger anvendes udelukkende til at udsende vores nyhedsbreve.

MailChimp opbevarer de oplysninger, du afgiver ved tilmelding. Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, skal du oplyse følgende oplysninger:

  • Fornavn
  • Efternavn
  • E-mailadresse
  • Interesse (ejerbolig, lejebolig eller andelsbolig)

Vi sender altid en bekræftelse på din tilmelding, som du skal godkende, inden vi kan sende dig nyhedsbreve. Alle personlige oplysninger behandles jf. persondatalovens bestemmelser og benyttes udelukkende til at udsende vores nyhedsbreve.

Ønsker du ikke længere at modtage vores nyhedsbrev, kan du altid opsige dit abonnement via linket i bunden af alle nyhedsbreve, som vi sender til dig.

Vores legitime behandlingsgrundlag er artikel 6 stk. 1 litra a) samtykke, som du afgiver til formålet.

DELING PÅ SOCIALE MEDIER

Hvis du vælger at dele indhold fra hjemmesiden på de sociale medier, bliver det ikke registreret af cookies. Vi kan derfor ikke få information om, hvad du deler, til hvem du deler, eller hvor du deler det.

Du skal derimod være opmærksom på, at der med stor sandsynlighed opsamles cookies på det sociale netværk, du benytter. Det er udbyderen af netværket, der er ansvarlig for at informere herom.

KONTAKT VIA SOCIALE MEDIER

Når du kontakter os via sociale medier (Facebook, Instagram og LinkedIn), giver du samtidig samtykke til, at vi må kontakte dig ud fra de oplysninger, du har angivet.

Vores legitime behandlingsgrundlag er, artikel 6 stk. 1 litra a) samtykke

KONTAKT VIA MAIL

Når du kontakter os via mail, giver du samtidig samtykke til at vi må kontakte dig ud fra de oplysninger, du har angivet.

KØBSAFTALE

Ved køb af bolig hos os, anvender vi dit navn, telefonnummer, e-mailadresse, personnummer og andre oplysninger, som er relevant for dit boligkøb – herunder tilvalg til din bolig.

Herudover kan vi anvende yderligere oplysninger, hvis du har givet os dem direkte – fx som led i forsikringsspørgsmål, forbedringsspørgsmål, præferencer og familiesituation. Vi har også mulighed for at indsamle oplysninger om dig fra offentlige registre – heriblandt din adresse, kopi af dit sygesikringsbevis, kopi af dit pas og eventuelle oplysninger registreret hos RKI. Disse oplysninger opbevares i op til 5 år.

Personoplysninger slettes eller anonymiseres, efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes, eller når vi ikke længere er forpligtet til at opbevare oplysningerne.

Ved indgåelse af købsaftaler opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter aflevering. Vi opbevarer også dine oplysninger, så vi kan indkalde dig til ét- og fem-årsgennemgang af din bolig. Derudover anvender vi dine oplysninger til at sende dig information om din bolig, din ejerforening, om forhold på eller i tilknytning til byggepladsen samt lokalområdet.

Vi opbevarer dine oplysninger længere, hvis det er nødvendigt for at leve op til forpligtigelser overfor medkontrahenter, myndighedskrav, forsikringskrav eller alle andre tænkelige forhold, der kan anses for rimelige og relevante som forebyggelse mod, at der kan rejses potentielle krav mod vores selskab.

Vi opbevarer også alle relevante korrespondancer der er sket i forbindelse med dit køb.

Vi behandler desuden dit CPR-nummer i forbindelse med berigtigelse af handlen.

Vores legitime behandlingsgrundlag for behandling af dine oplysninger i forbindelse med købsaftale, er:

  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b) for at opfylde en kontrakt som registrerede er part i
  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c) forpligtelser der påhviler den dataansvarlige i forhold til at gemme oplysninger
  • Persondataforordningens artikel 9 stk. 2 litra f) (vedr. CPR nr.) – behandling er nødvendig for at kunne fastlægge, forsvare, eller gøre retskrav gældende

I nødvendigt omfang overdrager vi relevante oplysninger til ejendomsmægler, bestyrelsen for den andels-, ejer- og/eller grundejerforening du er pligtigt medlem af, til administrator for disse foreninger, det finansierende pengeinstitut og forsyningsselskaber. Modtageren af oplysninger er i hvert enkelt tilfælde ansvarlig for deres respektive anvendelse og opbevaring af oplysningerne. Vi oplyser dig forud for en eventuel videregivelse af oplysningerne.

LEJEKONTRAKT

Når du lejer en bolig hos os, anvender vi dit navn, telefonnummer, e-mailadresse, personnummer og andre oplysninger, som har relevans for din bolig – herunder tilvalg til din bolig.

Herudover kan vi anvende yderligere oplysninger, hvis du har givet os dem direkte – fx som led i forsikringsspørgsmål, forbedringsspørgsmål, præferencer og familiesituation. Vi har også mulighed for at indsamle oplysninger om dig fra offentlige registre – heriblandt din adresse, kopi af dit sygesikringsbevis, kopi af dit pas og eventuelle oplysninger registreret hos RKI. Disse oplysninger opbevares i op til 5 år.

Personoplysninger slettes eller anonymiseres, efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes, eller når vi ikke længere er forpligtet til at opbevare oplysningerne. Ved lejekontrakter opbevares dine oplysninger indtil 24 måneder efter lejemålets ophør.

Vores legitime behandlingsgrundlag for behandling af dine oplysninger i forbindelse med lejekontrakter, er:

  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b) for at opfylde en kontrakt som registrerede er part i
  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c) forpligtelser der påhviler den dataansvarlige i forhold til at gemme oplysninger
  • Persondataforordningens artikel 9 stk. 2 litra f) (vedr. CPR nr.) – behandling er nødvendig for at kunne fastlægge, forsvare, eller gøre retskrav gældende

I nødvendigt omfang overdrager vi relevante oplysninger til ejendomsmægler, bestyrelsen for den andels-, ejer- og/eller grundejerforening du er pligtigt medlem af, til administrator for disse foreninger, det finansierende pengeinstitut og forsyningsselskaber. Modtageren af oplysninger er i hvert enkelt tilfælde ansvarlig for deres respektive anvendelse og opbevaring af oplysningerne.

Vi oplyser dig forud for en eventuel videregivelse af oplysningerne.

ADMINISTRATION AF LEJEMÅL ELLER EJERBOLIG

Når du lejer eller køber en bolig gennem FB Gruppen, videregives der oplysninger, som du giver til os i forbindelse med “fejl og mangel lister” eller “service”. Vi videregiver oplysninger til ekstern virksomhed der benyttes til service og byggeledelse.

Såfremt vi ikke har nødvendige oplysninger, kan vi ikke servicere dig som beboer i tilstrækkelig grad, og ikke leve op til den indgåede kontrakt.

VENTELISTE TIL KØB ELLER LEJE

Vi behandler oplysninger om dig, som du afgiver ved at skrive dig på venteliste.

De oplysninger i behandler er: Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, samt hvilke bolig/ boligtype du er interesseret i.

Vores legitime behandlingsgrundlag for behandling af dine oplysninger i forbindelse med lejekontrakter, er:

  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a) samtykke

PROJEKTSTYRING I FORBINDELSE MED BYGGERI

Vi behandler i nogle tilfælde, oplysninger om eksterne samarbejdspartnere i forbindelse med projektadministration af byggerier. Dette sker for at kunne håndtere udbud og udførelse af byggerier, renovering, forsyning eller anlægsprojekter.

Vi behandler følgende personoplysninger: Navn, e-mailadresser, telefonnumre, firma adresse, login, adgangskode.

Vores legitime behandlingsgrundlag for behandling af dine oplysninger i forbindelse med lejekontrakter, er:

  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra f) afvejningsreglen. Vi behandler kun personoplysninger som del af administration om kontaktpersoner

I nogle tilfælde kan det have konsekvenser for byggeriets tidsplaner, koordinering og udførelse, såfremt vi ikke har de nødvendige kontaktoplysninger.

JOBANSØGNINGER

Når du søger job hos FB Gruppen, giver du samtykke til, at vi må behandle følgende oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • CV + ansøgning
  • Referencer samt oplysninger fra evt. interviews og tests
  • Informationer om dig på sociale medier (LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter mv.)

Alle oplysninger bliver brugt til at kontakte dig og vurdere din ansøgning til den ansøgte stilling eller lignende stilling.

Ved ansættelse bliver oplysninger, som ikke er nødvendige for ansættelsesforholdet, slettet. Får du afslag på en stilling, gemmer vi de oplysninger, du har angivet, i seks måneder efter rekrutteringsperioden.

Uopfordrede ansøgninger gemmes i to måneder efter modtagelse medmindre vi meddeler dig, at vi ønsker at opretholde oplysninger i en længere periode med henblik på fornyet kontakt.

Ønsker du, at vi sletter dine oplysninger, skal du kontakte os direkte. Vil du have oplyst, hvilke personoplysninger vi har, skal du ligeledes kontakte os.

Oplysninger kan deles internt i FB Gruppen ifm. rekruttering, eller med eksterne konsulenter mv., der leverer ydelser til FB Gruppen.

TV-OVERVÅGNING AF VIRKSOMHEDENS AREALER

Vi benytter tv-overvågning af vores arealer, herunder byggepladser. TV-overvågning sker som præventiv foranstaltning, samt i forbindelse med evt. opklaring af kriminelle forhold. Vi benytter ekstern virksomhed til håndtering af TV-overvågning, som sikrer at regler vedr. TV-overvågning overholdes.

Ønsker du at udøve dine rettigheder, skal du benytte de muligheder der er beskrevet under “sådan udøver du dine rettigheder”

ØKONOMISKE FORHOLD B2B

Vi benytter systemer til håndtering af økonomiske forhold.

Vi behandler her oplysninger som:

  • Navn/kontaktnavn
  • Adresse/ firmaadresse
  • Telefonnummer/ kontakt telefonnummer
  • Kontakt e-mail
  • Fakturaer/ kreditnotaer

Vores legitime behandlingsgrundlag for behandling af dine oplysninger i forbindelse med lejekontrakter, er:

  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c) regler om at gemme (bogføringsloven)

I forbindelse med fakturagodkendelses flow benytter vi et hertil indrettet system.

Vi behandler her oplysninger som:

  • Navn/kontaktnavn
  • Adresse/ firmaadresse
  • Telefonnummer/ kontakt telefonnummer
  • Kontakt e-mail
  • Fakturaer/ kreditnotaer

Vores legitime behandlingsgrundlag for behandling af dine oplysninger i forbindelse med lejekontrakter, er:

  • Persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra f) afvejningsreglen. Vi benytter systemet for at sikre godkendelsesprocesser i virksomheden

VI BEHANDLER I NOGLE TILFÆLDE PERSONOPLYSNINGER OM DIG, SOM IKKE ER INDSAMLET HOS DIG.

Vi behandler i forbindelse med drift af virksomheden i nogle tilfælde oplysninger, som ikke er indsamlet hos den registrerede. Det kan ske i følgende tilfælde:

  • Når vi modtager oplysninger fra administratorer om forhold som du er part i
  • Når vi modtager oplysninger fra banker, advokater, forsyningsselskaber, administratorer, og andre i forbindelse med køb, salg eller andre forhold om din bolig
  • Når vi modtager kontaktoplysninger fra din arbejdsgiver

VI BEHANDLER KUN RELEVANTE PERSONOPLYSNINGER OM DIG

Vi behandler kun personoplysninger om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, hvortil de er indsamlet. Det afhænger af formålet, hvilke oplysninger der er tilstrækkelige og relevante.

Du bliver ved afgivelse af dine oplysninger orienteret om, hvorfor vi indsamler de enkelte oplysninger. Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet.

Der kan være retslige forpligtelser, som gælder for den dataansvarlige, og som er årsag til, at vi indsamler, behandler, og opbevarer personoplysninger.

Du kan altid anmode om at udøve dine rettigheder jf. processer ovenfor.

I nogle tilfælde kan vi ikke imødekomme dine ønsker om at gøre brug af vores tjenester eller ydelser, herunder køb og leje, hvis der er oplysninger, du ikke vil give til os.

VI OPDATERER LØBENDE PERSONOPLYSNINGER, NÅR DETTE ER MULIGT

Vi kontrollerer, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er forkerte eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.

Flere af vores services afhænger af, at oplysningerne er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor oplyse os om eventuelle urigtigheder eller ændringer i dine personoplysninger.

BEHANDLINGSSIKKERHED – ORGANISATORISK OG TEKNISK

Vi beskytter dine personoplysninger og har interne regler og processer om informationssikkerhed. Vi har indført organisatoriske foranstaltninger og processer, der beskytter dine personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun personale med legitimt og sagligt formål kan tilgå personoplysninger.

TEKNISKE SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER

SIKKERHED PÅ HJEMMESIDER

Hjemmesider der udbydes af FB Gruppen benytter SSL (Secure Socket Layer). SSL er en krypteringsprotokol, hvilket betyder, at det kun er afsender og modtager, der kan læse de oplysninger, der bliver sendt imellem dem. Du kan altså indtaste dine oplysninger sikkert på vores hjemmeside.

SIKKERHED I MODTAGERSYSTEMER

Når vi modtager dine oplysninger, bliver de opbevaret sikkert.

Vi har implementeret følgende sikkerhedsmekanismer

  • Alle devices har antivirus og antimalware
  • Data kan kun tilgås ved brug af remote access
  • Data krypteres, inden de afsendes fra virksomheden

ORGANISATORISKE FORANSTALTNINGER

For at sikre dine oplysninger bedst muligt har vi sat følgende processer op i forbindelse med de personer, der kan have kontakt med dine oplysninger:

Kun personer, der handler på direkte instruks fra dataansvarlige, kan få adgang til oplysninger i systemerne. Dette er sikret ved interne kontroller og processer samt nødvendig undervisning.

Alle oplysninger om personer opbevares og behandles i en struktur, hvor kun personer, der har et sagligt ærinde, kan tilgå dem. Dette sikres ved adgangs- og rettighedsstyring i vores administrative systemer.

Der er indgået databehandleraftaler, hvor det er relevant, således det sikres at alle vi samarbejder med overholder lovgivning på persondataretsområdet.

Der udføres årligt kontroller af risici, databehandleraftaler, sikkerhedsmekanismer, ligesom medarbejdere er undervist i persondatahåndtering, og har guidelines for håndtering.

OPBEVARING OG SLETNING

Vi opbevarer og behandler kun dine oplysninger, så længe vi har et legitimt grundlag for dette.

VI SLETTER OPLYSNINGER UD FRA FØLGENDE PRINCIPPER:

E-mails slettes som udgangspunkt efter seks måneder. Såfremt vi af hensyn til pligter skal opbevare oplysningerne længere, flyttes de til et sikret arkiv. Herefter slettes de efter fem år.

Oplysninger, der behandles på baggrund af samtykke, behandles indtil samtykke trækkes tilbage, eller den tjeneste, hvortil samtykke er givet, ikke længere udbydes. Oplysninger slettes i begge tilfælde straks herefter.

I øvrige tilfælde slettes oplysninger, når der ikke længere er pligt til dokumentation.

For TV-overvågning med kriminalitetsforbyggende formål, gælder der en udtrykkelig sletteregel på 30 dage.

Der er implementeret interne sletteprocedurer.

OVERFØRSEL TIL TREDJELAND

Vi overfører personoplysninger i forbindelse med:

  • Tracking på hjemmesiden. Her overfører vi oplysninger til Google Analytics. Overførsel sker på baggrund af Kommissionens afgørelse om tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger og er baseret på EU Standard Contractual Clause, som virksomheden har dokumenteret at efterleve
  • I forbindelse med nyhedsbreve overføres der oplysninger til MailChimp, som er placeret i USA. Oplysninger overføres pba. EU Standard Contractual Clause
  • I forbindelse med brug af Facebook Pixel overføres der oplysninger til Facebook, som er placeret i USA. Oplysninger overføres pba. EU Standard Contractual Clause
  • Når vi anvender system til håndtering af byggeprojekter, overføres oplysninger til Amazon, der er placeret i USA

COOKIES

Hjemmesiden anvender cookies til forskellige formål for at se, hvilke cookies vi benytter og til hvilke formål, samt øvrige vigtige oplysninger vedr. cookies, henviser vi til vores cookiepolitik, som du finder her.

SIDST OPDATERET: 07/12 2020